Bab-Bagian Surat Dan Fungsinya

v\:* behavior:url(#default#VML); o\:* behavior:url(#default#VML); w\:* behavior:url(#default#VML); .shape behavior:url(#default#VML); Normal 0 false false false EN-US X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt; mso-para-margin:0in; mso-para-margin-bottom:.0001pt; text-align:justify; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif"; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; 1 Kepala (Kop)             Surat resmi kebanyakan ditulis pada kertas yang menggunakan terhadap surat atau kop. Biasnaya terhadap surat disusun dengan tata letak yang menarik, terutama kepala surat perusahaan. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu : a)              Nama organisasi atau forum b)             Alamat kantor pusat dan cabang c)              Nomor telepon d)             Nomor faksimili e)              Nomor kotak pos atau trompol pos f)               Alamat kawat/e-mail g)             Lambang/logo Khusus pada surat-surat perusahaan, pada kepada surat juga sering dicantumkan macamusaha atau bidang kegiatan dan nama bankir selaku acuan. Adapun faedah dari kepala surat adalah : 1)              Identitas organisasi 2)              Mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi 3)              Memberi informasi atau informasi ihwal organisasi 4)              Alat penawaran spesial 2 Nomor             Setiap surat resmi terutama yangdikirm ke luar lingkungan organisasi hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan alasannya adalah memiliki kegunaan : a)              Untuk mempermudah pengaturan surat, utamanya penyimpanan dan penemuannnya kembali (ingat penyimpanan surat dengan sisitem nomor) b)             Untuk mnegetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam masa tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah) c)              Untuk penunjukan sumber dalam acara surat-menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti)               Rangkaian nomor surat biasanya terdiri atas nomor urut, aba-aba intern, bulan dan tahun pembuatan surat. Misalnya 08/MH/I/2010     3 Tanggal             Cara menulis tanggal senantiasa disertai oleh bulan dan tahun dibedakan antara surat eksklusif dan surat resmi. Tanggal dalam surat eksklusif harus diawali dengan alamat pengantarsurat. Jalan Abad III No.26, Bandung 40154                                                                                                 08 Januari 2010    Yth. Prof. Dr. H. Abyan Yanfa     Trs Jln Jakarta/Hantap No.12     Bandung 40281    …………    ………….               ...............................................................................................      ...................................................................................................                          Penulisan tanggal untuk surat resmi yangmemakai kepala surat tidak wajib oleh nama kota alasannya nama kota telah tercantum pada kepala surat.   Masharyono, S.Pd   Jalan Abad III No.26,   Bandung 40154 08 Januari 2010   Yth. Prof. Dr. H. Abyan Yanfa   Trs Jln Jakarta/Hantap No.12   Bandung 40281    …………    ………….            ................................................................................................    .........................................................................................................                        4 Lampiran Lampiran ialah sesuuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu   berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengansurat pengantarnya. Suat yang memiliki lampiran mengemban dua fungsi : 1)       Untuk memberikan maksud pengirimannya 2)       Sebagai pengirim untuk lampirannya. Untuk menyebutkan adanya lampiran mampu dilakukan dengan dua cara ialah menyebutkan satu persatu tiap dokumen yang dilampirkan (jika lampirannya sedikit) dan menyebutkan secara umum (jikalau lampirannya banyak). 5 Hal atau Perihal             Perihal berfungsi untuk memberi isyarat kepada pembaca perihal dilema pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul [pada karangan lain. Kedudukan hal atau perihal dalam surat resmi kiranya telah mantap dan perihal posisinya tidak ada maslah, yakni di bawah lampiran.             Adapun ketentuan dalam penulisan ihwal atau hal yakni : 1)       Bila perihal ditulis denganhuruf biasa (campuran aksara kapital dan abjad kecil/undercase), aksara permulaan setiap kata depan atau kata penghubung mesti ditulis dengan abjad kecil 2)       Sebaiknya wacana surat tidak ditulis seluruhnya dengan huruff kapital alasannya adalah aksara kapital hanya digunakan untuk menuliskan judul surat. 3)       Pada selesai ihwal tidak diberi tanda titik 4)       Bila wacana lebih dari sati baris, jarak pengetikan antara baris yaitu satu spasi. 5)       Pemakaian garis bawah sketang inisudah tidak umum. 6 Alamat Tujuan             Alamat tujuan ada dua macam : 1)       Alamat luar ialah alamat yang ditulis pada sampul surat 2)       Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada kertas surat Ada bebrapa hal yang harus diperahatikan dalam penulisan alamt tujuan yaitu: 1)      Alamat tujuan beserta alamat pengirim ditempatkan pada satu sisi amplop saja. 2)      Alamat surat tidak wajib diawali dengan terhadap dan sejinisnya asalkan alamat tujuan diposisikan pada posisi yan sempurna. 3)      Ungkapan yang trehormat (Yth) sebagai penghalus tidak selalu digunakan dalam alamat surat. 4)      Surat dari seseorang yang dirasa perlu disapa dengan ungkapan Yth, contohnya orang atau yang dituakan, alim ulama, para pemuka   masyarakat dan orang-orang yang lain yang patut disapa dengan Yth. Milsanya Yth. Direktur….. 7 Salam Pembuka             Salam pembuka hanya digunakan dalam surat berperihal. Gunannya agar surat tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat isu tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah. Dalam kenyataannya bahwa surat eksklusif senantiasa memakai salampembuka, surat niaga, dan surat dinas pemerintah jarang menggunakan salam pemuka. 8 Isi Surat             Jika dilihat dari sisi komposisi isi surat yang paling ideal yaitu yang terdiri dari tiga macam alinea adalah alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup. Ketiga alinea tersebut melakukan fungsi tertentu dalam karangan, tergolong di dalam surat. 8.1 Alinea Pembuka             Alinea pembuka pada suatu surat berfungsi sebgai pengantar bagi pembaca untuk secepatnya mengetahui duduk perkara pokok surat. Di dalam surat resmi, alinea pembuka harus sudah mengandung masalah pokok surat, sehingga sehabis membaca alinea pembuka, pembaca surat tidak lagi mengajukan pertanyaan-tanya atau merasa heran akansurat yang diterimanya. Bunyi alinea pembuka besar lengan berkuasa besar kepada kesuksesan surat secara keseluruhan sebab alinea pembuka merupakan isi surat yangpaling permulaan dibaca. 8.2 Alinea Transisi             Yaitu selurih alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan epilog. Alinea transisi berisi uraian, informasi, atau penjelasan wacana maslah pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi sungguh penting sebab di dalamnya terdapat isi surat sesungguhnya berupa pesan-pesan yangingin disampaikan olej pengirim surat. Oleh sebab itu, alinea transisi ini sering disebut dengan alinea isi atau alinea pesan. 8.3 Alinea Penutup             Alinea epilog berfungsi untuk pertanda uaraian masalah pokok surat telah simpulan. Alinea ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, tetapi lebih ialah kesimpulan,mengemukakan keinginan, atau imbauan danmengucapkan terima kasih bila perlu. 9 Salam Penutup             Pemakaian salam epilog sama halnya dengan salam pembuka sifatnya tidak wajib. Pada kenyataannya surat langsung dan surat niaga selalu memakai salampenutup sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat informasi tempatnya di bawah isi surat. Gunannya untuk menawarkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap penerima surat. 10 Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat             Dalam surat niaga, sehabis salam penutup masih sering tercantum nama organisasi yang mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan untuk menegaskan bahwa surat yang diantarmewakili organisasi, bukan mewakili pribadi. Misalnya : Hormat aku, Abyan Yanfa Direktur Utama 11 Jabatan Penanda Tanganan             Jika dalam surat niaga nama penanda tangan diposisikan di bawah tanda tagan, di dalam surat pemerintah justru kebalikannya nama jabatan dicantumkan lebih dhaulu, kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh nama penand atangan di bawahnya. Contohnya : 1)       Surat niaga Hormat saya, PT. Computer Int. Siti Hapsah Sekretrais Direksi 2)       Surat pemerintah Kabag Keuangan Abyan Yanfa, S.E NIP. 13340419 12 Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab             Dalam tradisi korespondensi di Indonesia yangboleh menandatangani surat ialah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menandatangani suatu ssurat ialah orang yang beranggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi. 13 Tembusan             Sebuah surat akanmempunyai tembusan kalau kopi surat dikirmkan terhadap pihak ketiga yang ada sangkut paut atau keterkaitannya dengan surat yangdikeluarkannya. Kadnag-kadang ada pejabat atau pihak yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidnag tugasnya sebab kepadanya harus diberikan tembusan. Misalnya : Tembusan : 1)       Pimpinan BNI 46 Cabang UPI 2)       Rektor UPI 14 Inisial Pengongsep dan Pengetik             Inisial yakni abreviasi nama pengongsep danpengetik surat. Inisial pada umumnya terdiri atas dua huruf atau lebih yakni adonan antara karakter awal nama kecil dan abjad awal nama keluarga, contohnya Abyan Yanfa = ay. Inisial banyak digunakan dalam surat bisnis. Gunanya untuk mengenali pengongsep dan pengetik surat, bila sewaktu-waktu dibutuhkan penduduknya dicari.   ...............................................................................................................   ...............................................................................................................   ...............................................................................................................   ...............................................................................................................   ...........................................                                                                                                  Abyan Yanfa                                                                                                 Direktur    ab    
Sumber https://bookish15.blogspot.com