Materi Perihal Kantor Lengkap

Normal 0 false false false IN X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-qformat:yes; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin-top:0cm; mso-para-margin-right:0cm; mso-para-margin-bottom:10.0pt; mso-para-margin-left:0cm; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif"; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi; mso-fareast-language:EN-US; Pengertian Kantor Menurut  Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) ,kantor yakni balai (gedung,rumah,ruang) kawasan mengelola sebuah pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lain perihal kantor yakni, kantor ialah suatu unit organisasi yang berisikan tempat,personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi. Tempat yakni ruangan,gedung,kompleks,serta perabot dan perlengkapannya,seperti mesin mesin kantor dan perlengkapan yang lain.Dari pemahaman diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kantor ialah wadah atau daerah untuk sekelompokk orang yang melakukan kegiatan tata usaha. Tujuan Kantor Tujuan Kantor ialah memberikan sebuah tata cara pelayanan berbentukkomunikasi dan perekaman/pemyimpanan. Fungsi Kantor Kantor memiliki beberapa fungsi di antaranya, adalah mendapatkan gosip,merekam gosip,mengontrol berita,memberi informasi dan melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut tentang beberapa fungsi kantor. 1.       Menerima Informasi salah satu fungsi kantor yang pertama ialah untuk mendapatkan segala jenis bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam aktivitas bisnis. Selain menerima gosip yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk menemukan informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh administrasi. 2.       Merekam Informasi fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan info agar gosip tersebut mampu sesegera mungkin disiapkan jika pihak administrasi memintanya. Rekaman atua record semua gosip mesti disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk menyanggupi kebutuhan suatu manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan. 3.       Mengatur Informasi Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah info dengan cara yang sistematis supaya gosip tersebut dapat dimanfaatkan/dipakai  oleh pihak yang memerlukan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari suatu kegiatan penawaran spesial yang dilaksanakan oleh pihak perusahaan dengan cara menyuguhkan info dengan terang dan mampu dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibentuk oleh pihak yang memakai berita atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor. 4.       Memberi Informasi Kantor berfungsi untuk menunjukkan gosip terhadap pihak yang memerlukan. Apabula pihak manajemen meminta isu,kantor menawarkan isu yang diharapkan menurut data yang sudah diterima,dihimpun,dikelola dan disimpan. Sebagian gosip yang disuguhkan mampu bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara verbal atau tertulis. 5.       Melindungi Aset/Harta Disamping yang fungsi yang yang lain, Kantor juga mempunyai fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk info/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jikalau dibatasi pada fungsi mendapatkan,merekam,mengontrol dan memberi isu saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (isu atau data),baik sempurna penyimpanannya, maupun isi dari info atau data tersebut sehingga benar benar dipakai untuk kepentingan perusahaan dan gosip tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab. Pengertian Manajemen Perkantoran –  Manajemen perkantoran yakni sebuah aktivitas pengelolaan data dan gosip yang dikerjakan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti aktivitas organisasi dengan tujuan meraih keberhasilan peran organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata perjuangan, sering disebut dengan perumpamaan office work atau clericalwork. Yang mesti diadakan penataan semoga pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management). Manajemen perkantoran  dapat dibilang sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, sistem, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pelatihan, serta tujuan organisasi tercapai. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 1.       Aktivitas Kantor Aktivitas administrasi kantor sungguh luas dan antara berbagai bentuk tubuh usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing tubuh usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, makin luas pula kegiatan manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh aspek luasnya tujuan yang hendak diraih. Aktivitas administrasi kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya sebuah keseragaman dan komitmen antara para andal, wacana aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari acara- aktivitas yang bekerjasama dengan. 1)       Perencanaan perkantoran (Office Planning) 2)       Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing) 3)       Pengawasan perkantoran (Office Controling) a.        Perencanaan Perkantoran (Office Planning), mencakup perencanaan tentang: -           Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung -           Tata bunyi -           Tata warna -           Tata ruang kantor -           Ventilasi -           Penerangan/cahaya -           Metode-sistem dan standarisasi pekerjaan kantor -           Perlengkapan piranti kantor dan perlengkapan kantor -           Anggaran (Budgeting) perkantoran b.       Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi sebuah organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb. c.        Pengawasan Perkantoran Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran mencakup: 1.              Kualitas pekerjaan kantor 2.              Waktu pekerjaan kantor 3.              Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. 4.              Biaya perkantoran 5.              Alat perlengkapan dan piranti kantor 6.              Pelayanan kantor 7.              Pengawasan dokumentasi. 2.  Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana sudah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata perjuangan atau dijalankan kegiatan-aktivitas manajemen maupun aneka macam peran dinas lainnya. Berdasarkan pemahaman di atas, bila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini yaitu “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu: a.        Lokasi Faktor-aspek yang perlu diperhatikan memilih lokasi kantor, antara lain: 1.       Faktor lingkungan tetangga. 2.       Faktor dekat. 3.       Faktor harga. 4.       Faktor akrab labour market. 5.       Faktor jalan keluar masuk pegawai. 6.       Faktor keamanan. b.       Gedung 1.       Dapat menawarkan akomodasi. 2.       Menjamin kesehatan 3.       Berkesan yang bagus. 4.       Fleksibel. 5.       Keseimbangan biaya laba. c.        Peralatan Digolongkan dalam dua kalangan, adalah: 1.       Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun materi lainnya, yang memiliki peranan penting dalam setiap kantor,  khusus untuk  memuat pekerjaan kantor yang bersifat administratife. 2.       Bekal kantor (office supplies), mirip kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d.       Interior Interior yakni perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor ialah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan acara kantor mesti pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang mau dipergunakan dan tergantung pada mekanisme kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. 3.       Tujuan Manajemen Perkantoran Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju ialah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi standar baik ditinjau dari sisi ekonomis, teknis, dan psikologis. Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi patut dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar ongkos murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa ongkos). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. ·          Teknis. Dalam arti berdaya guna atau berfaedah. ·          Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu disingkirkan untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber- sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud berisikan insan, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas mampu diambil kesimpulan bahwa tujuan administrasi perkantoran antara lain: 1.       Berikan semua informasi yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien. 2.       Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan ongkos yang sesuai . 3.       Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta menyanggupi kebutuhannya. 4.       Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau kawan kerja. 5.       Membuat catatan secara lengkap, berhubungan , up to date (tidak telat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Fungsi Manajemen Perkantoran Kantor selaku pusat konsentrasi dalam melaksanakan kegiatan organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, sistem, dan pasar selaku sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut didedikasikan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi biar hasil pekerjaan kantor tersebut mampu tercapai tujuan, ialah tersedianya berita yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi administrasi terhadap sumber daya tersebut. Manajemen kantor bermakna sebuah pengelolaan data dan informasi tertulis yang dikerjakan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti aktivitas organisasi, dengan tujuan untuk membentuk kesuksesan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi administrasi kantor sama dengan fungsi administrasi pada umumnya, di mana pengelolaannya terkonsentrasi pada lingkup pekerjaan kantor. Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor 1.       Perencanaan Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor ialah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses anutan dan penentuan cara yang masak dari acara-acara yang mau dilakukan di kurun yang hendak datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu diputuskan cara mana yang mesti ditempuh dengan memikirkan resiko yang mungkin terjadi. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu betul-betul dirumuskan agar sesuai dengan keperluan. Berapa jumlah pegawai yang diperlukan dan keterampilan yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor ongkos dan fasilitas pendukung lainnya, supaya tercipta tata hubungan yang efisien. 2.       Pengorganisasian Pengorganisasian yaitu keseluruhan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-peran, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat  digerakkan  sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian ialah salah satu dari aneka macam peran pimpinan, sebagai langkah yang mesti dilaksanakan dalam proses manajemen perkantoran. 3.       Penggerakan Penggerakan adalah keseluruhan proses memperlihatkan mo- tif bekerja kepada para pegawai supaya mereka mau melakukan pekerjaan dengan nrimo demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilakukan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam sebuah kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk melakukan pekerjaan menurut isyarat /sistem yang telah digariskan sehingga membutuhkan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka acara yang perlu dilaksanakan oleh pimpinan, antara lain: a)       Mendorong atau memberi semangat kerja b)       Memberi pengarahan dan panduan terhadap seluruh pegawai. c)       Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi. 4.       Pengawasan Pengawasan yakni proses observasi dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin biar pekerjaan yang sedang dilakukan berlangsung sesuai planning yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang administrasi perkantoran meliputi: a)       Kualitas pekerjaan kantor b)       Waktu pekerjaan kantor c)       Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor d)      Biaya perkantoran e)       Alat peralatan dan piranti kantor f)        Pelayanan kantor g)       Dokumentasi.
Sumber https://bookish15.blogspot.com