Contoh Makalah Arsip

BAB I PENDAHULUAN 1.1   Latar Belakang Setiap kantor pasti membutuhkan suatu unit yang mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas administrasi, kegiatan administrasi pada sebuah kantor pada dasarnya juga memiliki sebuah hasil mirip unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada risikonya akan berafiliasi dengan kearsipan. Menurut kamus administrasi, kearsipan ialah suatu bentuk pekerjaan tata perjuangan yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2). 1.2   Rumusan Masalah Dari uraian di atas, kami merumuskan problem sebagai berikut : 1.       Apa pengertian arsip? 2.       Apa sarana arsip? 3.       Apa saja metode arsip? 1.3   Tujuan Penulisan Penulisan makalah ini bermaksud untuk menambah pengetahuan pembaca maupun penulis tentang pengelolaan kersipan. 1.4   Metode Penulisan Adapun metode dari pembuatan makalah ini yakni metode pustaka. Metode pustaka, yaitu sumber data yang didapat dari internet dan buku, penulis menganalisis, menyimpulkan serta mengerti data-data yang ada selaku materi utama pengerjaan makalah ini. 1.5   Manfaat Penulisan Penulisan makalah ini diperlukan mampu menunjukkan manfaat kepada pembaca semoga mampu memberikan santunan anutan terhadap pengembangan teori dan ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan. Serta dapat menambah wawasan tentang pengelolaan kearsipan. BAB II PEMBAHASAN 2.1   Pengertian Arsip Secara etimologis, kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), ialah archium yang artinya peti untik menyimpan sesuatu. Dari bahasa Latin, adalah felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Schollenberg menggunakan perumpamaan archives selaku kumpulan warkat dan archives institution sebagai gedung arsip atau forum kearsipan. Semula pengertian arsip itu memang membuktikan kawasan atau gedung kawasan penyimpanan arsipnya, tetapi pertumbuhan terakhir orang lebih condong menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Sebagai perbandingan dapat kita pelajari pemahaman arsip dari beberapa sumber, sebagai berikut 1.       Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo arsip ialah a.        Tempat menyimpan secara terencana b.       Kumpulan terencana dari materi-bahan kearsipan c.        Bahan-materi yang mesti diarsipkan itu sendiri 2.       Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 3.       Kamus AdministrasiPerkantoran Drs. The Gie Makara, mampu disimpulkan bahwa pengertian arsip ialah kumpulan warkat atu surat menyurat yang dibentuk atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang disusun berdasarkan sistem tertentu karena memiliki kegunaan semoga ketika diperlukan gampang didapatkan dengan cepat dan tepat. 2.2   Sarana Arsip 2.2.1   Filling Kabinet ( Lemari Arsip ) Alat yang digunakan untuk menyimpan warkat bentuk lemari yang yang dibuat dari kayu, alumunium, atau dari baja tahan api. Macam – macam filling cabinet : 2.2.1.1 Drawer Type Filling Kabinet 2.2.1.2 Lateral Filling Kabinet 2.2.1.3 FIlliing Kbinet Berputar ( Sliding Door System ) 2.2.2   Folder ( Map Arsip ) Folder adalah map – map yang berupa lipatan dari karton atau plastic yang memakai penjepit atau tidak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Biasanya diposisikan di belakang guide. acam – macam folder ( map arsip ), yaitu : 2.2.2.1 Stofmap Folio Stofmap folio ialah map tanpa jepitan yang terdapat daun tertutup pada setiap sisinya, berfungsi untuk menopang warkat yang ada di dalamnya semoga tidak jatuh. Stofmap folio ini berfungsi untuk menyimpan arsip aktif. 2.2.2.2 Map Snelhecter Map snelhecter adalah map yang mempunyai penjepit ditengah map, berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif. 2.2.2.3 Map Gantung Map gantung ialah map tanpa jepitan, tetapi mempunyai besi penggantung untuk digantung pada gawang filing cabinet system drawer. 2.2.2.4 Brief Ordner Map besar yang menggunakan penjepit, digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertikal di atas. 2.2.3   Guide Card ( Tanda Batas/Sekat Petunjuk ) Alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder. 2.2.4     Rak Sortir Untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam foldr masing- masing. 2.2.5   Stapler Alat yang dipakai untuk menyatukan sejumlah kertas. 2.2.6   Perforator Alat untuk melubangi kertas/kartu. 2.2.7   Numerator Alat untuk menumbuhkan nomor pada lembaran dokumen. 2.2.8   Kotak/Box Kotak yang dipakai untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. 2.2.9   Tickler File Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk mnyimoan arsip berupa kartu atau lembaran. 2.2.10       Laci Kartu Index Alat untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang mampu ditarik keluar memanjang. 2.2.11     Kartu Index Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. 2.2.12     Kartu Tunjuk Silang Suatu petunjuk yang terdapat pada kawasan penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari sebuah dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. 2.2.13     Lembar Pinjam Arsip ( Out Slip ) Lembar derma arsip (out slip) yakni lembaran atau formulir yang dipakai untuk mencatat setiap peminjaman arsip 2.3   System arsip 2.3.1 System karakter System penyimpanan dan penemuan kembali arsip menurut urutan aksara. Untuk surat masuk judulnya diambil berdasarkan nama si pengirim dan judul surat keluar menurut nama si alamat atau penerima surat. 2.3.2 System problem System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan dilema atau pokok isi surat. 2.2.3 System tanggal Suatu system penyimpanan dan penemuan kembali warkat menurut tanggal, bulan, dan tahun warkat. Dalam system ini yang dijadikan isyarat penyimpanan dan inovasi kembali warkat ialah tanggal, bulan, dan tahun pembuatan warkat yang tercantum dalam warkat itu sendiri. 2.2.4  Sistem daerah System penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan wilayah di mana arsip berasal atau dibuat. System ini lebih baik dipergunakan pada organisasi yang mempunyai kantor cabang atau perwakilan di kawasan-daerah tertentu. Seperti PT Pos Indonesia, travel agen, perusahaan jasa angkutan yang mempunyai kawasan tersendiri, baik terbatas pada tngkat provinsi itu. 2.2.5 System nomor Ada 2 macam system nomor,adalah : 2.2.5.1 Sistem Nomor Dewey System ini disebut juga system decimal, dengan memakai notasi angka 0-9. 2.2.5.2 Sistem Nomor Terminal Digit System penyimpanan dan inovasi kembali arsip menurut nomor urut dalam buku arsip. Nomor urut tersebut diawali dari 0000, 0001, 0002, dan seterusnya sekurang-kurangnya4 digit. BAB III PENUTUP 3.1   Simpulan Dari pembahasan di atas mampu disimpulkan bahwa pemahaman arsip ialah kumpulan warkat atau surat menyurat yang dibuat atau diterima oleh forum pemerintah/swasta/perorangan yang disusun menurut sistem tertentu karena memiliki kegunaan semoga saat dibutuhkan mudah didapatkan dengan segera dan tepat. Kemudia sarana arsip mencakup filling kabinet (Lemari Arsip),   folder (Map Arsip), guide card (Tanda Batas / Sekat Petunjuk), rak sortir ,  stapler ,  perforator ,  numerator ,  kotak/box ,  tickler file ,  laci kartu index ,  kartu index ,  kartu tunjuk silang ,  lembar pinjam arsip (Out Slip). System arsip mencakup, system aksara, system masalah, system tanggal ,  tata cara kawasan ,  tata cara nomor, sistem nomor dewey, metode nomor terminal digit. 3.2   Saran Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya kecermatan karena arsip ialah warkat atau dokumen yang penting bagi suatu perusahaan. Dalam menanggulangi kearsipan mesti lewat beberapa proses dimulai dari fasilitas dan prasana yang mesti diamati. Kemudian dalam pengelolaan system arsip itu diharapkan juga pengawasan dan pemeliharaan agar arsip itu tetap kondusif dan tersadar. DAFTAR PUSTAKA Sudarmayanti. 2005.  Tugas dan Pengembangan Sekretaris . Bandung: Mandar Maju Sutarni Tati, dkk .2011.  Administrasi Perkantoran . Bandung : HUP
Sumber https://bookish15.blogspot.com